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卷宗、檔案、文書(shū)、合同等各類(lèi)紙質(zhì)文件需要進(jìn)行嚴(yán)密的管理和存儲(chǔ),快捷方便的借閱、歸還、查找、盤(pán)點(diǎn)這些文件一直成為關(guān)注重點(diǎn)。這樣大幅度提高文件管理的準(zhǔn)確性和高效性,實(shí)現(xiàn)文件在柜情況、出入柜記錄、取用時(shí)長(zhǎng)、是否及時(shí)歸還等信息查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析和預(yù)警提醒。
涉密物品的登記、存儲(chǔ)、借出、歸還、維修、報(bào)廢等環(huán)節(jié)都需要人工參與,過(guò)程繁瑣,涉及人員眾多,降低了工作效率。人工管理方式較為單一,不能適應(yīng)當(dāng)前管理方式的多樣性要求,無(wú)法多角度地對(duì)某個(gè)、某類(lèi)涉密物品或人員的記錄進(jìn)行查閱、管理,缺乏多層次的管理手段。再次,人工管理方式在實(shí)時(shí)監(jiān)控方面效率低下。對(duì)于個(gè)別非授權(quán)攜帶涉密物品外出的情況,僅靠人工檢查,無(wú)法實(shí)時(shí)有效地發(fā)現(xiàn)諸如涉密U盤(pán)、涉密光碟等體積小、便于攜帶的涉密物品,存在漏報(bào)的可能。
基于智能檔案柜,是在傳統(tǒng)檔案柜的基礎(chǔ)上,通過(guò)采用技術(shù),在涉密資產(chǎn)上貼附代表其身份信息,在各存儲(chǔ)單元格內(nèi)部署讀出設(shè)備,利用超高頻技術(shù)優(yōu)勢(shì),無(wú)接觸、批量獲取所有保存涉密資產(chǎn)的信息,實(shí)現(xiàn)對(duì)涉密資產(chǎn)的不間斷監(jiān)視、高效管理,可隨時(shí)遠(yuǎn)程了解涉密資產(chǎn)的狀態(tài),并可結(jié)合防控系統(tǒng),大大提高涉密資產(chǎn)的保全率。
智能柜功能介紹
1、檔案管理:
(1)數(shù)據(jù)管理:能夠?qū)Ψ趾妙?lèi)別的檔案進(jìn)行有效管理,對(duì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的收集、存儲(chǔ)、處理和應(yīng)用,保證檔案數(shù)據(jù)的有效性,并對(duì)檔案所顯示的內(nèi)容進(jìn)行管理與維護(hù)等操作。
(2)綜合管理:該功能是對(duì)分好類(lèi)別的文件檔案進(jìn)行綜合管理操作,包括對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行庫(kù)房管理、設(shè)備管理、資料管理、其他管理等相關(guān)的管理操作。
2、物品存取管理
對(duì)公司證件印章等重要物品存取,采用無(wú)人化智能管理方式,遠(yuǎn)程授權(quán)管理,對(duì)使用記錄全程跟蹤,責(zé)任明確,實(shí)時(shí)查看物品的使用狀態(tài)。
3、物品交接管理
可以錄入物品編號(hào)、類(lèi)型以及管理人員、聯(lián)系電話(huà)、公司名稱(chēng),塞選搜索/刪除/導(dǎo)入,交接確認(rèn)需生成二維碼發(fā)送給客戶(hù)掃碼進(jìn)入確認(rèn)物品交接。
4、寄存用戶(hù)管理
幫助統(tǒng)計(jì)不同公司所寄存了那些東西,添加管理用戶(hù),只有管理員可以查看具體用戶(hù)信息,沒(méi)有管理相關(guān)物品的其它人員不展示信息,關(guān)注公眾號(hào),以二維碼掃碼/公眾號(hào)入口填寫(xiě)存/取申請(qǐng)。
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