實(shí)物檔案，是指公司以及員工個(gè)人在其工作活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案，其中包含公司以及員工個(gè)人職務(wù)活動(dòng)而獲得各級(jí)機(jī)關(guān)、組織、社會(huì)團(tuán)體頒發(fā)的有保存和利用價(jià)值的榮譽(yù)檔案，而實(shí)物檔案儲(chǔ)存的設(shè)備為實(shí)物檔案密集架或者實(shí)物檔案密集柜。 

實(shí)物檔案的歸檔范圍 

（一）公司獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)、光榮冊等。 

（二）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給公司的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。  

（三）公司對(duì)外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品。 

（四）公司組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品。 

（五）公司成立以來使用過的牌、匾。  

（六）員工職務(wù)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)狀、、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等，歸檔員工個(gè)人所有；公司密集架檔案室留存復(fù)印件和照片。 

（七）其它有保存價(jià)值的實(shí)物。

保管 

（一）實(shí)物檔案存放于公司檔案室專用密集柜。 

（二）實(shí)物檔案原則上應(yīng)在可視性強(qiáng)的密集柜、密集架上上擺放保存。重要的榮譽(yù)應(yīng)放在明顯位置，并應(yīng)保持整體的外觀優(yōu)美、整齊。 

（三）擺放位置不足的，獎(jiǎng)旗可疊放于盒中，也可卷放于圓紙筒中，但都應(yīng)標(biāo)識(shí)其檔號(hào)；重要的應(yīng)擺放，不太重要的，可摞放在密集架上或密集柜內(nèi)。 

（四）存貯用密集柜、密集架，宜采用不可燃、耐腐蝕材料。確保對(duì)榮譽(yù)檔案無有害影響。

（五）溫濕度要求 存貯的適宜溫度和濕度，參照紙質(zhì)檔案的保管要求，即：溫度控制在14℃-24℃；相對(duì)濕度控制在45-60%。對(duì)特殊材料制成的榮譽(yù)檔案，應(yīng)據(jù)情特殊保管。 

（六）對(duì)室藏實(shí)物檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，并及時(shí)做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。 

（七）對(duì)已進(jìn)實(shí)物檔案密集柜檔案室的實(shí)物檔案，應(yīng)逐件拍成數(shù)碼照片，連同其文字說明一同編制目錄。